Jak Vecton przeprowadził ATP przez złożoną migrację do Bloomreach
Jako organ zarządzający ATP Tour i Challenger Tour, ATP skupia miliard fanów na całym świecie, prezentuje najlepszych graczy na prestiżowych turniejach i inspiruje kolejne pokolenia miłośników tenisa. Od United Cup w Australii, przez Europę, obie Ameryki i Azję, gwiazdy sportu walczą o tytuły i punkty do rankingu PIF ATP na turniejach ATP Masters 1000, 500 i 250 oraz na turniejach Wielkiego Szlema. Wszystkie drogi prowadzą do Nitto ATP Finals - prestiżowego finału sezonu organizowanego w Turynie we Włoszech. W turnieju, w którym udział bierze wyłącznie ośmiu najlepszych singlistów i par deblowych sezonu, wyłaniany jest ATP World No. 1 na koniec roku, pod patronatem PIF - najwyższe osiągnięcie w tenisie.
ATP odpowiada za globalną komunikację z fanami - obejmującą turnieje, rankingi, prezentację zawodników, wyniki meczów oraz specjalne inicjatywy. Skala działalności organizacji oznacza pracę w wielu strefach czasowych i zarządzanie złożonym środowiskiem danych oraz komunikacji cyfrowej.
ATP podjęło strategiczną decyzję o wdrożeniu Bloomreach Engagement jako element szerszej strategii cyfrowej innowacji i podejścia stawiającego fanów na pierwszym miejscu. Celem było zbudowanie bardziej zaawansowanego środowiska CRM - takiego, które umożliwi personalizację komunikacji i wzmocni zaangażowanie fanów na całym świecie.
Projekt był złożony z kilku powodów. ATP prowadzi komunikację z fanami na globalną skalę, zarządza wieloma rodzajami newsletterów, kampanii i automatyzacji, a także opiera się na licznych źródłach pozyskiwania subskrybentów i zróżnicowanych modelach zgód marketingowych. Migracja obejmowała pełną historię danych, aktywne scenariusze komunikacji oraz integracje z innymi systemami. Celem zespołu było przeprowadzenie migracji bez jakichkolwiek zakłóceń w komunikacji z fanami.
Istotnym czynnikiem był również harmonogram. Całość migracji zaplanowano na około trzy miesiące, a krytyczne przełączenie systemów miało nastąpić przed końcem roku - w szczycie aktywności mailingowej.
Projekt wymagał ścisłej współpracy między rozproszonymi międzynarodowo zespołami Product i Marketing, działającymi w wielu strefach czasowych.
W centrum projektu byli Fani - ich preferencje, historia interakcji i oczekiwanie, że komunikacja pozostanie spójna i regularna, niezależnie od jakichkolwiek zmian technologicznych.
Rozwiązanie
ATP wybrało Vecton jako partnera wspierającego cały projekt migracji.
Punktem wyjścia był kompleksowy audyt. Vecton przeanalizował dane, źródła pozyskiwania subskrybentów i obsługi rezygnacji, systemy, procesy oraz automatyzacje. Na tej podstawie opracował szczegółową dokumentację stanu obecnego oraz plan migracji.
Kluczowym elementem projektu była spójna docelowa architektura CRM opracowana przez Vecton. Zaproponowana architektura zapewniła spójność danych, bezpieczeństwo i klarowny podział odpowiedzialności systemów - tworząc solidne fundamenty dla rozwoju środowiska CRM ATP w skali globalnej. Wraz z architekturą ATP otrzymało ustrukturyzowaną mapę drogową wdrożenia, wspólną wizję, jasne priorytety oraz przejrzyste zasady współpracy.
Migracja to złożony proces wymagający precyzyjnego zarządzania. Vecton opracował plan obejmujący kolejność zadań, etapy wdrożenia oraz zależności między systemami i zespołami. Zdefiniowano kamienie milowe, przypisano odpowiedzialności i aktywnie zarządzano ryzykiem. Dzięki temu ATP miało pełną widoczność postępów na każdym etapie i pewność, że projekt przebiega zgodnie z założeniami.
Ważnym elementem projektu była tzw. rozgrzewka nowej domeny mailingowej. Celem tego procesu jest stopniowe budowanie reputacji nadawcy i zapewnienie wysokiej dostarczalności wiadomości email. Vecton zaplanował cały proces i w trakcie jego realizacji analizował wyniki w czasie rzeczywistym według mikrosegmentów odbiorców. Zidentyfikował grupy wysokiego ryzyka i rozłożył wolumeny wysyłek w czasie, aby zminimalizować ryzyko odrzuceń i ryzyk dla reputacji domeny. Proces zakończył się sukcesem, a ATP przeniosło pełny wolumen wysyłek do Bloomreach zgodnie z planem.
Vecton koordynował projekt w modelu trójstronnym, ściśle współpracując z zespołami ATP i Bloomreach. Uczestnicy projektu utrzymywali komunikację pisemną i odbywali spotkania statusowe, co umożliwiło efektywną współpracę pomimo różnic czasowych między trzema kontynentami.
Decydujący moment nastąpił tuż przed okresem świątecznym, gdy zespół Product ATP - wspierany przez Vecton - przełączył formularze zapisu na nową integrację z API Bloomreach. Vecton zadbał, aby wszystkie automatyzacje, procesy zapisu i rezygnacji oraz masowa komunikacja działały bez żadnych zakłóceń.
Vecton brought clarity and structure to our complex, global migration. Their architectural approach, transparency and disciplined execution allowed us to commit to, and deliver the project within an ambitious timeframe
Justin Fyles
Director, Product, ATP
Przeprowadzona migracja do Bloomreach Engagement pokazała, że nawet złożony projekt CRM w globalnej organizacji może zostać przeprowadzony sprawnie i szybko - pod warunkiem, że jest dobrze zaplanowany, właściwie zarządzany i prowadzony przez partnera rozumiejącego zarówno technologię, jak i perspektywę organizacji.
Vecton wniósł do projektu nie tylko kompetencje architektoniczne i techniczne, ale przede wszystkim podejście do zarządzania projektem, które dało ATP pełną kontrolę nad procesem zmiany. Organizacja weszła w nowe środowisko CRM z solidnym fundamentem pod przyszły rozwój - bez zakłóceń i zgodnie z harmonogramem.
Vecton combined strong technical expertise with decisive project leadership. They guided our teams with confidence and ensured that every milestone was achieved as planned.
Aj Basnet
Product Owner, Audience‑Facing, ATP
Gotowy na zmianę?
